Politique de confidentialité

Services immobiliers d’Elm City respecte la vie privée de ses clients, de ses clients éventuels et des visiteurs de son site Web. Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels fournis sur elmcitypropertyservices.com ou dans le cadre d’une demande, d’une réservation, d’une estimation ou de services immobiliers.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Elm City a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels et de la surveillance des pratiques de confidentialité de l’entreprise. Vous pouvez lui adresser vos questions, demandes ou préoccupations à info@elmcitypropertyservices.com.

Renseignements recueillis

Nous pouvons recueillir votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse et type de propriété, détails des services, dates souhaitées, plages de rendez-vous, état des réservations, photos facultatives, préférences d’entretien régulier, choix de déneigement, numéros de référence, changements de statut, notes internes de planification et contenu de vos messages. Les fournisseurs d’hébergement, de courriel et de gestion de la clientèle peuvent également traiter des données techniques, dont les adresses IP, renseignements sur les appareils et journaux des serveurs, pour assurer la sécurité, la livraison et le fonctionnement des systèmes.

Utilisation des renseignements

• Répondre aux demandes de renseignements et de services.
• Consigner et gérer les demandes dans notre système de gestion de la clientèle.
• Préparer, planifier et administrer les services demandés.
• Communiquer au sujet des estimations, projets et relations d’affaires.
• Assurer la sécurité du site, prévenir les abus et résoudre les problèmes techniques.
• Respecter les obligations légales, comptables et réglementaires applicables.

Supabase et BuildCurrent

Notre système de réservation utilise Supabase pour conserver les demandes, plages horaires, modifications de calendrier et photos facultatives, ainsi que pour traiter les réservations. Supabase authentifie également les comptes du personnel qui accèdent au tableau de bord. Seuls les propriétaires et administrateurs autorisés d’Elm City peuvent y accéder.

Nous utilisons BuildCurrent pour la gestion des activités. Les coordonnées, adresses des propriétés, descriptions des services et dates souhaitées peuvent y être consignées comme clients potentiels afin de permettre le suivi et la préparation d’estimations. BuildCurrent utilise une infrastructure hébergée par Supabase. Aucun compte Supabase ou BuildCurrent n’est nécessaire pour transmettre une demande.

Paiement des factures en ligne

Nous utilisons Stripe pour les paiements en ligne des factures émises par BuildCurrent. Lorsque vous utilisez le lien de paiement sécurisé, Stripe traite les renseignements de facturation et de paiement et nous transmet les statuts de transaction nécessaires aux reçus, à la comptabilité et au rapprochement. Les données de carte sont saisies chez Stripe et non dans un formulaire Elm City. Consultez la politique de confidentialité de Stripe.

Autres fournisseurs de services

Vercel héberge le site et traite ses demandes. Resend livre les courriels relatifs aux demandes et aux réservations. Nos courriels d’entreprise sont gérés avec Microsoft 365. GoDaddy assure l’enregistrement du domaine et les services DNS. Chaque fournisseur traite les renseignements nécessaires à ses services. Elm City demeure responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Les activités, le soutien technique, la livraison des courriels ou les sous-traitants de ces fournisseurs peuvent entraîner un traitement des données à l’extérieur du Canada. Ces renseignements pourraient alors être assujettis aux lois du pays concerné, y compris aux demandes d’accès légal des tribunaux et autorités. Pour en savoir plus, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Supabase décrit ses pratiques dans son avenant relatif au traitement des données.

Dossiers de réservation, photos et liens privés

Elm City examine chaque demande avant de la confirmer. La sélection d’une plage horaire retient le moment demandé pendant l’examen. Nous enregistrons les changements apportés aux demandes pour en assurer le suivi.

Les photos téléversées sont conservées de façon privée dans Supabase et mises à la disposition du personnel autorisé par des liens temporaires. Ne transmettez que des photos pertinentes, sans personnes, pièces d’identité, renseignements financiers ou autres données sensibles. Nous ne publions pas vos photos ni ne les utilisons dans une publicité sans autorisation distincte.

Toute personne possédant votre lien privé de demande peut consulter certains renseignements et annuler une demande admissible. Gardez-le confidentiel. L’annulation d’une demande n’efface pas automatiquement les dossiers nécessaires au suivi ou à des obligations commerciales.

Communications relatives aux réservations

Nous envoyons des courriels de service pour accuser réception d’une demande, confirmer une approbation, communiquer un horaire ou un changement de statut et signaler une annulation. L’envoi d’une demande ne constitue pas une inscription à des communications de marketing. Si un courriel ou un statut est ambigu, communiquez avec Elm City en indiquant votre numéro de référence.

Conservation

Nous conservons les renseignements personnels pendant la période raisonnablement nécessaire à leur utilisation, à la tenue des dossiers commerciaux et au respect des obligations légales. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, nous les supprimons, les anonymisons ou en disposons de façon sécuritaire lorsque cela est possible.

Témoins et analytique

Le site n’utilise pas intentionnellement de témoins publicitaires ni de publicité comportementale. Un témoin de session essentiel maintient la connexion du personnel autorisé. Des journaux techniques et des identifiants de prévention des abus peuvent servir au fonctionnement du site, à la limitation des envois répétés et aux enquêtes sur les problèmes. Toute nouvelle technologie d’analyse ou de suivi fera l’objet d’une mise à jour de cette politique, au besoin.

Statistiques anonymes et performance du site

Nous utilisons Vercel Web Analytics et Speed Insights sur les pages publiques pour connaître, de façon agrégée, la fréquentation, les pages consultées, les sources de visite et les performances du site. Ces outils n’utilisent pas de témoins publicitaires tiers et ne recueillent pas les noms, adresses courriel ou réponses des formulaires comme événements de mesure. Ils ne sont pas chargés dans le portail client ni dans les pages d’administration. Consultez les renseignements de Vercel sur la confidentialité.

Cloudflare Turnstile

Nous utilisons Cloudflare Turnstile pour réduire les envois automatisés dans nos formulaires de contact et de réservation. Cloudflare peut traiter des renseignements techniques sur le navigateur, l’appareil, l’adresse réseau et les interactions afin de vérifier les demandes, conformément à sa politique de confidentialité. Si cette vérification vous empêche de transmettre une demande, communiquez directement avec nous par courriel.

Vos choix et vos questions

Vous pouvez demander à connaître les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, les faire corriger ou supprimer, retirer votre consentement lorsque cela s’applique ou signaler une préoccupation. Nous pouvons prendre des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de communiquer ou de modifier des renseignements. Le retrait de renseignements nécessaires au traitement d’une demande peut limiter notre capacité à fournir les services. Certaines données doivent parfois être conservées pour respecter la loi ou des exigences légitimes de tenue de dossiers.

Nous joindre

Veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@elmcitypropertyservices.com. Elm City est située à Fredericton, au Nouveau-Brunswick, Canada. Nous traitons les renseignements personnels conformément aux exigences canadiennes applicables, notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), lorsqu’elle s’applique à nos activités.